Suivre les clients pour obtenir de l’argent est inconfortable pour de nombreux propriétaires de petites entreprises et cela peut également leur faire perdre un temps précieux.
Pour autant, c’est quelque chose qui doit être fait pour améliorer les flux de trésorerie et mettre votre entreprise sur la voie du succès, selon Entrepreneur.
Heureusement, il existe des façons de rédiger et d’envoyer votre lettre de factures en retard qui peuvent rendre le processus indolore et encourager vos clients à vous payer plus rapidement.
1. Faites un suivi au bon moment
Voici quelques conseils pour faire un suivi au bon moment :
- suivre le lendemain de l’échéance d’une facture, surtout si le client paie régulièrement en retard ;
- suivre après une semaine ou deux si le client est habituellement à l’heure pour le paiement ou s’il s’agit d’un nouveau client ;
- suivre à nouveau à 30, 60 et 90 jours après la date d’échéance ;
- essayez d’envoyer une lettre de retard de paiement le week-end, lorsque votre facture a moins de concurrence, pour attirer l’attention du client ;
- le mardi est le meilleur jour pour envoyer un e-mail en semaine, selon Entrepreneur. Essayez de l’envoyer juste avant ou après le déjeuner ;
- si vous avez plusieurs clients avec des comptes en retard, envoyez tous vos rappels en une seule fois pour gagner du temps.
2. Incluez tous les détails de la facture et du paiement
Faites en sorte que le client se souvienne facilement de la facture qu’il doit payer et de la manière d’effectuer le paiement.
Incluez les détails suivants dans votre lettre de facture impayée :
- numéro et date de la facture ;
- montant dû ;
- modalités de paiement telles que les frais de retard ;
- rappels de lettres précédentes ;
- instructions pour le paiement (incluez les liens dans les courriels) ;
- vos coordonnées.
3. Adaptez le langage
La lettre de facture en souffrance que vous envoyez le lendemain de l’échéance d’une facture ne sera certainement pas la même que celle que vous envoyez 60 jours après l’échéance. Vous devez adapter votre langage en fonction de la situation.
4. Utiliser des pénalités de retard
Les frais de retard doivent être discutés avec un client dès le début d’un projet. Un client ne peut pas être pris en embuscade avec des pénalités de retard après qu’une facture soit échue. Cela ne fera qu’aigrir votre relation. Suivez le lien cliquez ici pour découvrir ce qu’il faut savoir en matière de créances publiques.
5. Proposez un plan de paiement
Entrepreneur recommande d’offrir à votre client un plan de paiement si la montée des pénalités de retard ne semble pas le perturber. Divisez le total de la facture en tranches gérables. Ce n’est pas idéal, mais au moins vous augmentez la probabilité d’être payé.
6. Soyez poli
Soyez poli dans votre lettre de facture en retard n’est pas seulement une courtoisie. Cela peut aussi réellement vous aider à être payé. FreshBooks a constaté que les factures qui comprenaient des phrases comme « veuillez payer votre facture dans les » et « merci pour votre entreprise » avaient en fait 5 % plus de chances d’être payées.
Veillez à inclure « s’il vous plaît » et « merci » dans votre lettre, même si la facture a des mois de retard. Au minimum, cela améliore l’image de votre entreprise.
7. Automatisez les rappels
Les logiciels de facturation incluent souvent l’option d’automatiser les rappels pour demander le paiement. Vous pouvez définir quand vous voulez qu’un rappel soit envoyé – après un jour, 30 jours, 60 jours, ce que vous souhaitez et un message personnel avec chacun. De cette façon, vous n’avez pas à définir des rappels dans votre calendrier et à envoyer un courriel au client à chaque date.
Un logiciel de facturation peut également ajouter automatiquement les frais de retard au total de la facture, à condition que vous ayez discuté de votre politique de frais de retard avec votre client à l’avance.
8. Trouvez de l’aide
Parfois, malgré vos lettres de suivi patientes et professionnelles, un client n’a tout simplement pas l’intention de payer sa facture.
Si la facture est importante, il pourrait être temps de faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat pour vous aider à recouvrer la dette.
Envoyez une avant-dernière lettre de facture en souffrance citant votre intention de remettre la facture à un avocat ou à une agence.
Dans la dernière lettre, informez-les que votre conseiller juridique ou votre agence de recouvrement les contactera. Vous devez envoyer au client une dernière lettre d’avertissement afin de lui donner une dernière chance de payer.